والسؤال الحقيقي ليس ما إذا كان هناك سوء سلوك في المؤسسة أم لا، بل مدى انفتاح الهيكل المؤسسي على سوء السلوك.
السؤال هو ”مدى انفتاح الهيكل المؤسسي على إساءة الاستخدام”,وليس ”هل هناك سوء سلوك في المنظمة؟”
ACFE وفقًا للبيانات; واحدة من بين كل 20 مؤسسة في حالة سوء سلوك نشط حاليًا وكل عام يبلغ متوسط إيرادات الشركات في المتوسط 5% تضيع بسبب إساءة الاستخدام.
عندما يتم الإعلان عن حالات سوء السلوك الداخلي، غالبًا ما يُطرح السؤال التالي ”كيف فعلها؟”
ومع ذلك، فإن السؤال الحقيقي الذي يجب طرحه هو: ”كيف سمحت هذه المنظمة بحدوث سوء السلوك؟”
ويرجع ذلك إلى أن سوء السلوك الداخلي هو نتيجة لهيكل الشركة وليس سلوكًا فرديًا أو فرديًا أو ”سلوكًا مؤسفًا لموظف سيء”. وبعبارة أخرى، فإن سوء السلوك هو ضعف منهجي يصبح مرئيًا وليس حادثًا عرضيًا.
ما الذي يقوله ACFE؟
ويظهر هذا الواقع بوضوح في التقرير الذي يصدر كل عامين عن جمعية محققي الاحتيال المعتمدين (ACFE) الذي يصدر كل عامين. فوفقاً لآخر التقارير:
- تخسر المؤسسات في المتوسط 5 في المائة من إيراداتها السنوية بسبب سوء سلوك الموظفين.
- في 85 في المائة من الحالات، هناك نقطة ضعف واحدة على الأقل في التحكم.
- 42 في المائة من حالات سوء السلوك يتم الكشف عنها من خلال الإبلاغ عن المخالفات، وليس من خلال المراجعة الداخلية للحسابات أو آليات الرقابة الداخلية.
تُظهر هذه البيانات أن سوء السلوك ليس ”غير متوقع” بل هو خطر يمكن التنبؤ به ويمكن الوقاية منه.
مفهوم خاطئ ”لا نملكها”
يعتمد العديد من المديرين على الافتراض التالي عند تقييمهم لمؤسستهم:
”نحن عائلة واحدة، ونثق في موظفينا.”
ومع ذلك، فإن الحقيقة الأساسية التي تكشفها مؤسسة ACFE هي ما يلي:
لا يحدث الاحتيال عندما تكون هناك ثقة، ولكن عندما تكون الرقابة ضعيفة.
يحدث الاحتيال عندما تجتمع ثلاثة عناصر أساسية (مثلث الاحتيال):
- الضغوط – الضغوط المالية أو ضغوط الأداء أو الضغوط الشخصية
- الفرصة – ضعف الضوابط، وارتباك السلطة، وانعدام الإشراف
- الترشيد – ”الجميع يفعل ذلك”، ”كان ذلك من حقي على أي حال”
غالبًا ما يتجاهل المديرون العنصرين الأولين ويركزون على العنصر الثالث. ومع ذلك، فإن المؤسسات تخلق عنصر الفرصة بنفسها.
مثال على الحالة: تفويض التوقيع الواحد
فيما يلي أحد أنواع الحالات التي كثيرًا ما تتم مواجهتها في قاعدة بيانات ACFE:
مدير محاسبة في شركة متوسطة الحجم مسؤول عن تحديد الموردين وطلب الدفع والتسوية المصرفية. على مدار ثلاث سنوات، قام على مدار ثلاث سنوات بإنشاء موردين وهميين، مما تسبب في أضرار للشركة بقيمة 1.2 مليون دولار تقريبًا.
سؤال:
هل هذا الشخص هو المذنب، أم أن الهيكل المؤسسي هو الذي يتجاهل مبدأ الفصل بين الواجبات؟
في مثل هذه الحالات، لا يكون الموظف عادةً هو الفاعل الحقيقي لسوء السلوك، بل إن الجاني الحقيقي لسوء السلوك هو العمليات الخاطئة التي صُممت من أجلها.
كيف تدعو المنظمات إلى إساءة المعاملة؟
تشمل الأخطاء التنظيمية الشائعة التي تمهد الطريق لإساءة الاستخدام عن غير قصد ما يلي:
- هياكل السلطة المركزية المفرطة في المركزية
- إزالة الضوابط على أساس ”الثقة”
- التوصيفات الوظيفية القديمة
- الشركات التي لديها مدونة قواعد أخلاقية ولكن لم يتم تنفيذها
- الهياكل التي لا توجد بها آلية للإبلاغ عن المخالفات أو الهياكل التي لا توحي بالثقة
- يُنظر إلى التدقيق الداخلي على أنه ”التزام رسمي” فقط
وفقًا لمؤسسة ACFE، في المؤسسات التي لديها خط ساخن فعال للإبلاغ عن المخالفات، تنخفض الخسائر الناجمة عن سوء السلوك بنسبة تصل إلى 50% ويتم اكتشاف الحالات في وقت مبكر جدًا.
مثال على الحالة ضغط الأداء وإساءة استخدام المبيعات
هناك نوع آخر شائع من الحالات المتعلقة بأهداف المبيعات.
يُقاس مديرو المبيعات في شركة دولية بأهداف يكاد يكون من المستحيل تحقيقها. ونتيجة لذلك، يقوم بعض المديرين بإنشاء سجلات مبيعات زائفة، والاعتراف بالإيرادات في وقت مبكر والحصول على مكافآت. ويؤدي سوء السلوك إلى تشوهات خطيرة في البيانات المالية للشركة.
عند هذه النقطة يبرز السؤال مرة أخرى:
هل كان هؤلاء الأشخاص مسيئين، أم أن المنظمة دفعتهم إلى الإساءة؟
ماذا يجب أن يكون السؤال؟
وبالتالي فإن السؤال الصحيح هو:
”ما مدى انفتاح المؤسسة على سوء المعاملة؟”
من أجل الإجابة على هذا السؤال بصدق، يحتاج المديرون إلى التساؤل عن المجالات التالية:
- هل هناك حقًا فصل بين الواجبات في العمليات الحرجة؟
- هل تعمل الضوابط على الورق أم على أرض الواقع؟
- هل يعتقد الموظفون أنهم سيتم حمايتهم عند الإبلاغ عن الانتهاكات الأخلاقية؟
- هل وظائف التدقيق الداخلي والامتثال مستقلة؟
- هل تمثل الإدارة العليا حقاً مثالاً يُحتذى به من حيث الأخلاقيات؟
إن سوء السلوك الداخلي ليس خطأ فرديًا فحسب، بل هو أيضًا نتيجة لأوجه القصور في حوكمة الشركات وآليات الرقابة. يمكن استبدال الموظفين، ولكن لا يتم القضاء على المخاطر ما لم يتم تغيير الأنظمة الضعيفة.
لا ينبغي أن ننسى أن:
ما يمنع إساءة الاستخدام هو الأنظمة المصممة بشكل جيد مع أشخاص جيدين.
قد تكون تمهد الطريق لسوء السلوك في مؤسستك دون أن تدرك ذلك. ولذلك، فإن السؤال ليس ”هل هناك سوء سلوك؟”، ولكن ”إلى أي مدى يجعل الهيكل الذي أديره سوء السلوك ممكناً؟
وينبغي أن يكون هذا السؤال في قلب كل طاولة مجلس الإدارة.
